Doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đã không có sự thỏa thuận rõ ràng về mức góp vốn và cách thức phân chia lợi nhuận, do vậy khi xảy ra tranh chấp các thành viên góp vốn rất khó có đủ chứng cứ để bảo vệ mình trước nội bộ doanh nghiệp hoặc khi tranh chấp tại các cơ quan tố tụng.
 |
| Thỏa thuận rõ ràng sẽ tránh được tranh chấp- ảnh MH |
Một trong các nhóm nguồn gốc thành viên, cổ đông lập trong các Công ty TNHH, Công ty cổ phần đến từ quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè thân thiết. Một nguyên nhân do tập quán văn hóa Á Đông, nên các loại hình doanh nghiệp này ngay từ khi thành lập đã không có sự thỏa thuận rõ ràng về: cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, mức góp vốn và cách thức phân chia lợi nhuận, cơ chế kiểm soát hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Để góp phần hỗ trợ các doanh nhân thực hiện tốt các chứng từ pháp lý về quy trình góp vốn của các thành viên công ty, chúng tôi phân tích một số nội dung chủ yếu sau về giá trị pháp lý của các tài liệu, chứng từ chứng minh việc góp vốn.
1/ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:( GCNĐKKD)
Giấy CNĐKKD thể hiện rõ tỷ lệ góp vốn của các thành viên hoặc của các cổ đông.
Tuy nhiên, theo Luật doanh nghiệp hiện hành (có hiệu lực ngày 01/07/2006), thì khi nộp hồ sơ xin cấp Giấy CNĐKKD, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập đều không phải chứng minh phần vốn góp thực tế vào doanh nghiệp (trừ ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà pháp luật quy định).
Hoạt động góp vốn này chủ yếu do nội bộ thành viên công ty tự kiểm soát và thực hiện dựa trên nhu cầu hoạt động sản xuất-kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.
Điều kiện để cấp Giấy CNĐKKD theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp cũng chỉ khái quát các yêu cầu cơ bản: điều kiện về ngành nghề đăng ký kinh doanh, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ, nộp lệ phí theo quy định…
2/ Điều lệ công ty:
Điều lệ công ty thể hiện những nội dung cơ bản nhất về hình thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có thể hiện chi tiết về tỷ lệ góp vốn, hình thức tài sản góp vốn, tiến độ góp vốn của các thành viên công ty. Tuy nhiên, như đã phân tích ở phần trên, Luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu các thành viên hoặc cổ đông sáng lập không phải chứng minh phần vốn góp thực tế vào doanh nghiệp, nên các nội dung về vốn góp trong điều lệ công ty cũng chỉ mang tính tham khảo.
Thậm chí, sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy CNĐKKD, đại diện pháp luật của doanh nghiệp có gửi Thông báo góp đủ vốn đến cơ quan cấp Giấy CNĐKKD, thì thông báo đó vẫn chỉ mang tính hình thức, chưa phải là tài liệu xác định thực tế phần vốn góp của các thành viên vào công ty.
3/Giấy chứng nhận góp vốn, cổ phiếu:
Theo Điều 39, Điều 85 Luật doanh nghiệp, giấy chứng nhận góp vốn (đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn, sau đây viết tắt là “Công ty TNHH”), cổ phiếu (đối với Công ty cổ phần, sau đây viết tắt là “Công ty CP”) là tài liệu xác thực chứng minh phần tài sản mà thành viên hoặc cổ đông đã góp vào công ty.
Như vậy, khi công ty đã phát hành các tài liệu này cho thành viên hoặc cổ đông, thì dù trên thực tế các thành viên/cổ đông đông đó đã góp vốn vào công ty hay chưa, thì tài liệu đó vẫn là một trong các chứng cứ pháp lý quan trọng để xác định phần vốn góp, quyền và nghĩa vụ của các thành viên đối với công ty khi có tranh chấp xảy ra.
4/ Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông:
Theo Điều 40, Điều 85 Luật doanh nghiệp, Công ty TNHH phải lập và lưu giữ sổ đăng ký thành viên, Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy CNĐKKD. Các tài liệu này thể hiện rõ tỷ lệ góp vốn, cổ phần, loại tài sản góp vốn..do vậy, các loại sổ này cùng với giấy chứng nhận vốn góp, cổ phiếu là tài liệu pháp lý quan trọng để xác định hoạt động góp vốn trên thực tế của thành viên công ty.
5/ Báo cáo tài chính doanh nghiệp, sổ sách kế toán doanh nghiệp:
Trên thực tế, nếu thành viên công ty đã góp vốn vào doanh nghiệp, thì hoạt động đó bắt buộc phải được thể hiện trên các chứng từ được lưu giữ tại trụ sở doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý thuế như sau:
+ Biên lai thu tiền hoặc chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng, chứng từ về tài sản góp vốn.
+ Hệ thống sổ sách kế toán nội bộ doanh nghiệp.
+ Các bản báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng năm nộp cơ quan quản lý thuế.
+ Kết quả kiểm toán độc lập.
+ Biên bản tự thỏa thuận giữa các thành viên, cổ đông công ty về việc góp vốn hoặc phát hành cổ phần.
6/ Các chứng từ khác về việc góp vốn, phân chia lợi nhuận của doanh nghiệp:
Biên bản họp hội đồng thành viên (HĐTV), đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), giấy mượn nợ của doanh nghiệp, chứng từ chuyển tiền góp vốn của ngân hàng….xin lưu ý: các chứng cứ gián tiếp (VD: lời xác nhận của đại diện pháp luật, người làm chứng) chỉ có giá trị tham khảo, nó phải phù hợp với các chứng cứ trực tiếp như đã nêu trên.
Trong trường hợp nếu thành viên công ty xuất trình biên nhận tiền lãi, hoặc biên bản họp về việc được phân chia lợi nhuận hàng quý, hàng năm từ doanh nghiệp, thì các chứng từ này cũng chỉ có giá trị khi thành viên đó chứng minh được các tài liệu pháp lý đã nêu trong 5 mục đã kể trên, để khẳng định có góp vốn trên thực tế.
Như vậy, để xác định phần vốn góp thực tế của các thành viên trong công ty yêu cầu nhiều tài liệu pháp lý khác nhau. Việc chứng minh các tài liệu như trên là bắt buộc để doanh nghiệp hoặc cơ quan tài phán có đủ cơ sở pháp lý xem xét nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các thành viên công ty trong trường hợp có tranh chấp nội bộ xảy ra.
Luật sư Th.s NGUYỄN HẢI VÂN
Giám đốc CÔNG TY LUẬT HỢP DANH ĐÔNG Á
(Doanh nhân & Pháp luật số 52 ra ngày 5/7/2010)
