Chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

Tăng cường công tác quản lý

Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, công tác này trên địa bàn tỉnh Hải Dương đạt những kết quả nhất định. Đến nay, đã cơ bản đáp ứng yêu cầu chứng thực của tổ chức, công dân tại địa phương trong tình hình mới.

Sở Tư pháp đã làm tốt vai trò là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên phạm vi toàn tỉnh, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Ở cấp huyện, Phòng Tư pháp tăng cường tham mưu cho UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn. Các cơ quan phối hợp chặt chẽ khi có những phát sinh, vướng mắc trong công tác chứng thực.

Để tăng cường quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực đồng thời đảm bảo an toàn pháp lý đối với các hợp đồng, giao dịch, năm 2015 Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh. Năm 2017, Sở Tư pháp tiếp tục tham mưu cho UBND tỉnh nâng cấp Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng kết nối với hoạt động chứng thực, có cung cấp thông tin ngăn chặn thành Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Sau khi Phần mềm hoàn thành, Sở Tư pháp đã tiến hành cài đặt và bàn giao miễn phí đến từng đơn vị cấp xã (265 xã, phường, thị trấn). Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, năm 2019 Sở Tư pháp tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định ban hành kèm theo Quy định quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Hàng năm, Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra toàn diện về công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh. UBND cấp huyện cũng thường xuyên kiểm tra công tác chứng thực của UBND cấp xã tại địa phương. Trung bình hàng năm, Sở Tư pháp tiến hành thanh tra, kiểm tra tại 4 đơn vị cấp huyện, 10 đơn vị cấp xã, 10 tổ chức hành nghề công chứng; UBND cấp huyện tiến hành kiểm tra công tác chứng thực tại 80 – 90 đơn vị cấp xã. Qua công tác thanh tra, kiểm tra cho thấy việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND xã cơ bản đảm bảo về trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Cũng qua công tác kiểm tra, thanh tra, những sai sót, khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực đã kịp thời hướng dẫn, xử lý, khắc phục và rút kinh nghiệm.

Giấy tờ giả: khó phát hiện

Theo báo cáo của Sở Tư pháp, từ ngày 01/4/2015 đến ngày 30/4/2021 toàn tỉnh đã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính 6.585.997 bản; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản 205.865 việc; chứng thực chữ ký người dịch 17.719 việc; chứng thực hợp đồng, giao dịch 147.836 việc.

Bên cạnh những kết quả đạt được, Sở Tư pháp Hải Dương cũng chỉ rõ những khó khăn: đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch, chứng thực hiện nay còn ít so với yêu cầu nhiệm vụ được giao và thường xuyên luân chuyển công tác trong khi số lượng việc chứng thực ngày càng tăng nên các đơn vị thực hiện chứng thực gặp nhiều khó khăn trong triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao.

Việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ đối với một số cơ quan, đơn vị còn chưa nghiêm, vẫn còn tình trạng một số cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực từ bản chính vẫn yêu cầu công dân xuất trình bản chính.

Bên cạnh đó, hiện nay kỹ thuật làm giả các giấy tờ, tài liệu ngày càng tinh vi, thời gian quy định chứng thực bản sao từ bản chính ngăn nên rất khó phát hiện các trường hợp làm giả giấy tờ, tài liệu. Chưa có quy định về thời hạn sử dụng bản sao từ bản chính nên cũng gây khó khăn cho các cơ quan khi tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chính.

Từ các khó khăn này, Sở Tư pháp Hải Dương đề nghị tiếp tục sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực và các quy định pháp luật có liên quan đến chứng thực; tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu về công tác chứng thực cho đội ngũ làm công tác chứng thực tại địa phương.

Đặc biệt, các cấp ngành cần tiếp tục chỉ đạo việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.