Bước đầu khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ của thành phố

Giảm chi phí hành chính

Theo số liệu của Trung tâm Thông tin - Tin học thuộc Văn phòng UBND thành phố quản lý, đến nay, trên toàn thành phố có khoảng 3.500 cán bộ công chức, viên chức được cấp hộp thư điện tử và đã kích hoạt theo tên miền chung. Như vậy, không phải đợi đến khi Chỉ thị 34 ra đời, hệ thống thư điện tử công vụ của thành phố đã được chú trọng. Điều này, tạo tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ nhằm nâng cao nhận thức, tạo thói quen sử dụng thư điện tử trong các cơ quan nhà nước; giảm văn bản, giấy tờ hành chính; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, quản lý, điều hành, lưu trữ và trao đổi thông tin trên mạng máy tính; tận dụng các phương tiện công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả làm việc. Ở nhiều cơ quan sở, ban, ngành, việc sử dụng hộp thư điện tử đã phát huy tác dụng, tạo thuận lợi trong công tác, giảm chi phí, tiết kiệm cho ngân sách cơ quan, trở thành công cụ không thể thiếu trong trao đổi thông tin phục vụ công việc chuyên môn, thông qua hình thức: các văn bản, tờ trình được chuyên viên soạn thảo, chuyển cho cán bộ quản lý phòng kiểm tra thông qua hộp thư điện tử; sau khi kiểm tra xong, sẽ chuyển trực tiếp qua hộp thư điện tử của lãnh đạo cơ quan, để trình duyệt. Khi đã hoàn chỉnh, lãnh đạo sẽ gửi thư điện tử trả lời cho bộ phận phụ trách in sao, để in ấn, ký phát hành.

Nhiều cán bộ lãnh đạo thừa nhận, công tác xa thành phố, thông qua hộp thư điện tử, vẫn có thể điều hành công việc tại cơ quan bằng cách gửi Email cho chuyên viên nhắc nhở thực hiện công việc, hạn chế tình trạng tồn đọng công việc, nhất là hồ sơ hành chính của người dân, doanh nghiệp. Mặt khác, thông qua hộp thư điện tử, chuyên viên có thể thông báo lịch làm việc, kế hoạch công tác của cơ quan trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt tại cơ quan một cách nhanh chóng, không tốn chi phí. Đặc biệt, yếu tố bảo mật trong khi sử dụng hộp thư trong hệ thống thư điện tử công vụ được thiết kế bảo đảm cho cả hệ thống bởi thực chất của hệ thống thư này là trao đổi trên máy chủ. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông Nguyễn Văn An cho biết: “Việc trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử góp phần giảm chi phí hành chính. Đây còn là giải pháp tăng cường cải cách hành chính, giúp công tác điều hành công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, khoa học. Và trên hết chính là sự thay đổi nề nếp, tác phong làm việc cho cán bộ công chức nhà nước”.

Tỷ lệ văn bản điện tử quá ít, chỉ xấp xỉ 5%

Chỉ cần nhìn vào số liệu, mỗi năm toàn thành phố có khoảng 200.000 văn bản đi, đến giữa các cơ quan có liên quan nhưng tỷ lệ văn bản điện tử chỉ xấp xỉ 5% cho thấy số đơn vị hiện sử dụng văn bản điện tử không nhiều. Điều này ẩn chứa những khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai: Cơ sở hạ tầng thiếu đồng bộ, sau một thời gian hoạt động Mailserver hay bị lỗi gây khó khăn, bất tiện cho người sử dụng, vì lý do công việc chuyên môn chiếm nhiều thời gian nên việc tiếp thu và làm chủ các kỹ thuật mới bị hạn chế ở một số cán bộ, công chức...

Để phát triển tốt hệ thống thư điện tử công vụ trong thời gian tới, cùng với sự hướng dẫn, chỉ đạo sát sao của Sở Thông tin - Truyền thông, Trung tâm Thông tin - Tin học Văn phòng UBND thành phố đã đề xuất phương án nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin từ hạ tầng của đề án 112 đang sử dụng, mở rộng hệ thống, bổ sung các tính năng giao diện webmail, nâng cấp đường truyền và hệ thống máy chủ, để đáp ứng yêu cầu quản lý, vận hành, khai thác hiệu quả, an toàn, bảo mật của hệ thống thư điện tử công vụ. Đồng thời tiếp tục tạo lập địa chỉ hộp thư và xuất bản công khai danh bạ thư điện tử công vụ của tất cơ quan, cá nhân cán bộ công chức viên chức trên địa bàn thành phố, tạo điều kiện thuận lợi trao đổi công việc cho toàn bộ hệ thống các cơ quan, đơn vị.

  Tuy nhiên, cũng phải thẳng thắn thừa nhận rằng, cản ngại lớn nhất hiện nay trong việc ứng dụng hộp thư điện tử vào hoạt động hành chính lại ở yếu tố con người. Nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức chưa đúng, không chịu thay đổi thói quen dùng văn bản giấy nên việc trao đổi qua thư điện tử bị hạn chế. Một số thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa quan tâm, chưa khuyến khích ứng dụng hộp thư điện tử trong cán bộ, công chức. Bởi vậy, muốn ứng dụng sử dụng hộp thư điện tử công thành công, cần đưa vào quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về sử dụng hòm thư điện tử trong giao dịch công việc và cán bộ lãnh đạo phải là người gương mẫu thực hiện.

Hà Giang