Theo phản ánh của ông Phạm Minh Nhựt (Đồng Tháp), giấy khai sinh của em ông (bà Võ Thị Huyền Trang) hiện không có ngày sinh, tháng sinh, chỉ có năm sinh là 1988. Do không sinh ở Đồng Tháp nên em ông không có giấy tờ chứng sinh. Ông Nhựt muốn biết, để bổ sung ngày sinh, tháng sinh vào giấy khai sinh của em ông thì cần giấy tờ gì, trình tự như thế nào? Căn cứ pháp lý, cơ quan giải quyết và lệ phí như thế nào?
Về vấn đề này, Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp trả lời: Khoản 13 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định: “Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký”.
Trường hợp trong Giấy khai sinh của em ông bị thiếu ngày, tháng sinh, nếu thấy yêu cầu bổ sung hộ tịch là đúng, có căn cứ thì công chức Tư pháp – hộ tịch ghi nội dung cần bổ sung vào mục tương ứng trong Sổ Hộ tịch, Giấy khai sinh (bản chính), báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu (Điều 29 Luật Hộ tịch).
Theo ông Phạm Minh Nhựt, năm 1988 do bố mẹ bà Trang sinh bà ở quê nên không có giấy tờ chứng sinh hoặc các giấy tờ khác của cơ quan có thẩm quyền để chứng minh ngày, tháng sinh nhưng không nói rõ hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác của bà Trang có thể hiện ngày, tháng sinh hay không nên việc xác định ngày, tháng sinh của bà Trang có thể thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 745/HTQTCT-HT ngày 28/4/2016 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, Bộ Tư pháp.
Cụ thể như sau: Trường hợp yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh cho người không có Giấy chứng sinh nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân mà ngày, tháng sinh trong các giấy tờ không thống nhất thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại Khoản 5 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch để xác định ngày, tháng sinh.
Khoản 5 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: “Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý”.
Trường hợp yêu cầu bổ sung ngày, tháng sinh cho người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại Khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP để xác định ngày, tháng sinh, cụ thể như sau: Nếu không xác định được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng sinh; Nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.
Trong thành phần hồ sơ, giấy tờ phải xuất trình gồm: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký bổ sung hộ tịch; Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký bổ sung hộ tịch (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc); Trường hợp phải gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Giấy tờ phải nộp gồm: Tờ khai đăng ký bổ sung hộ tịch theo mẫu; Giấy tờ làm căn cứ bổ sung hộ tịch; Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính là UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc UBND cấp xã nơi cư trú của người đó yêu cầu (Điều 27 Luật hộ tịch).
Phí, lệ phí là 10.000 đồng/trường hợp (theo khoản 2, điểm a, c, d khoản 3 Điều 1 Nghị quyết số 102/2016/NQ-HĐND ngày 20/12/2016 của HĐND tỉnh quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp).
Ngoài ra, miễn thu lệ phí với các trường hợp sau: Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật; Đăng ký hộ tịch cho trẻ em, người cao tuổi, đồng bào dân tộc thiểu số ở các xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; Khi có sai sót về thông tin do lỗi của cơ quan quản lý.
