5 thay đổi lớn trong cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch

Không chỉ dừng ở việc tinh giản hồ sơ, dự thảo Luật còn thay đổi cách thức Nhà nước phục vụ người dân - chuyển từ mô hình quản lý dựa trên giấy tờ sang quản lý dựa trên dữ liệu, công nghệ và sự chủ động của cơ quan hành chính.

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia được đẩy mạnh, cải cách hộ tịch không còn là câu chuyện kỹ thuật đơn thuần, mà trở thành một phép thử về năng lực quản trị hiện đại. Những thay đổi được đề xuất nếu được triển khai hiệu quả sẽ tác động trực tiếp đến mỗi người dân khi thực hiện các thủ tục cơ bản như khai sinh, kết hôn, khai tử hay xác nhận tình trạng hôn nhân.

Phân quyền triệt để cho cấp xã: Gần dân, giảm tầng nấc

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là việc phân quyền mạnh mẽ cho chính quyền cơ sở.

Theo dự thảo, Ủy ban nhân dân cấp xã được giao thẩm quyền thực hiện đăng ký tất cả các sự kiện hộ tịch. 

So với trước đây - khi một số thủ tục thuộc thẩm quyền cấp huyện - cách tiếp cận này giúp đưa việc giải quyết thủ tục về gần dân nhất có thể. Người dân không còn phải đi xa, không phải qua nhiều cấp trung gian, đặc biệt trong bối cảnh mô hình chính quyền địa phương hai cấp đang được triển khai.

Việc phân quyền cũng đi kèm yêu cầu nâng cao năng lực của đội ngũ công chức cấp xã, bảo đảm đủ điều kiện thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Nếu làm tốt, đây không chỉ là cải cách thủ tục, mà còn là bước điều chỉnh lại cách tổ chức quyền lực theo hướng linh hoạt, hiệu quả hơn.

Cắt giảm thủ tục hành chính: Tinh gọn, thống nhất

Một “điểm đột phá” khác nằm ở việc thiết kế lại toàn bộ hệ thống thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch.

Dự thảo Luật cắt giảm mạnh số lượng thủ tục, từ 39 xuống còn 17. Đồng thời, xác lập nguyên tắc: mỗi sự kiện hộ tịch chỉ tương ứng với một thủ tục duy nhất, không phân biệt trong nước hay có yếu tố nước ngoài.

Đáng chú ý, các thủ tục liên quan đến thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch vốn trước đây tách riêng nay được hợp nhất thành một thủ tục chung là “Thay đổi thông tin hộ tịch”. 

Cách tiếp cận này giúp loại bỏ sự chồng chéo, phức tạp trong hệ thống thủ tục, tạo sự thống nhất trong áp dụng pháp luật. Người dân không cần phải “đoán” mình thuộc trường hợp nào, làm thủ tục gì - một vấn đề không hiếm gặp trong thực tiễn.

Tinh gọn thủ tục không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn giảm dư địa cho những cách hiểu khác nhau giữa các địa phương - một nguyên nhân dẫn đến tình trạng giải quyết hồ sơ thiếu thống nhất.

Cắt giảm giấy tờ: Không yêu cầu cung cấp lại những dữ liệu Nhà nước đã có

Nếu như trước đây, việc thực hiện thủ tục hộ tịch thường gắn với việc chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, thì dự thảo Luật lần này đặt ra nguyên tắc rõ ràng: không yêu cầu người dân nộp, xuất trình hoặc khai lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.

Theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu liên quan để giải quyết thủ tục. 

Điều này đánh dấu sự chuyển đổi căn bản từ tư duy “người dân cung cấp” sang “Nhà nước tự khai thác”.

Trong thực tế, một lượng lớn dữ liệu hộ tịch đã được số hóa và lưu trữ. Tuy nhiên, việc khai thác dữ liệu còn chưa đồng bộ, khiến người dân vẫn phải mang giấy tờ để chứng minh những thông tin mà hệ thống đã có.

Nếu nguyên tắc này được thực hiện nghiêm túc, người dân sẽ không còn phải “chứng minh lại chính mình” - một trong những bất cập kéo dài trong nhiều năm qua.

Dịch vụ công trực tuyến toàn trình: Thay đổi cách tiếp cận dịch vụ công

Cùng với việc cắt giảm thủ tục và giấy tờ, dự thảo Luật đặt mục tiêu cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình đối với hầu hết các thủ tục hộ tịch, trừ đăng ký kết hôn - lĩnh vực vẫn cần sự có mặt trực tiếp của các bên.

Theo định hướng này, người dân có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý và nhận kết quả hoàn toàn trên môi trường điện tử, không cần đến cơ quan nhà nước.

So với trước đây - khi nhiều thủ tục vẫn yêu cầu nộp trực tiếp, ký giấy và nhận kết quả tại trụ sở - đây là một bước chuyển đáng kể. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, việc thực hiện trực tuyến còn góp phần giảm tiếp xúc trực tiếp, hạn chế phát sinh tiêu cực và tăng tính minh bạch trong xử lý hồ sơ.

Tuy nhiên, để đạt được “toàn trình” đúng nghĩa, điều kiện tiên quyết là hệ thống công nghệ phải ổn định, dễ sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin - nếu không, cải cách rất dễ “đứt gánh giữa đường”.

Trả kết quả điện tử: Từng bước thay thế bản giấy

Một thay đổi quan trọng khác là việc ưu tiên trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử, thay vì bản giấy như trước đây. 

Theo đó, các giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, xác nhận tình trạng hôn nhân… có thể được cấp dưới dạng điện tử hợp lệ; bản giấy chỉ cấp khi người dân có nhu cầu.

Điều này không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, mà còn tạo thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước cũng như sử dụng lại dữ liệu trong các thủ tục khác.

Tuy nhiên, việc chuyển từ “giấy” sang “số” cũng đặt ra không ít yêu cầu: từ bảo đảm giá trị pháp lý của bản điện tử, hạ tầng xác thực, bảo mật, cho đến thay đổi thói quen của người dân và cả cán bộ thực thi.

Đằng sau tất cả các thay đổi trên là một điều kiện mang tính quyết định: dữ liệu phải được kết nối và khai thác hiệu quả.

Dự thảo Luật đặt mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống”, liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. 

Khi dữ liệu được liên thông, thông tin hộ tịch có thể được chia sẻ giữa các cơ quan, tránh tình trạng mỗi nơi yêu cầu một loại giấy tờ khác nhau, đồng thời tạo nền tảng để thực hiện các cải cách như không giấy tờ, trực tuyến toàn trình hay trả kết quả điện tử.

Nói cách khác, dữ liệu chính là “xương sống” của toàn bộ quá trình cải cách. Nếu dữ liệu không chính xác, không đồng bộ hoặc không được khai thác hiệu quả, các mục tiêu cải cách khó có thể đạt được như kỳ vọng.

Nhìn tổng thể, 5 thay đổi lớn trong dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) cho thấy một cách tiếp cận mới trong quản lý nhà nước - từ quản lý dựa trên hồ sơ giấy sang quản lý dựa trên dữ liệu và công nghệ.

Nếu được triển khai đồng bộ và thực chất, những cải cách này không chỉ giúp người dân thuận tiện hơn khi thực hiện thủ tục hành chính, mà còn góp phần giảm các khâu trung gian, hạn chế cơ chế “xin - cho” và nâng cao tính minh bạch của bộ máy hành chính. Tuy nhiên, hiệu quả cuối cùng vẫn phụ thuộc vào khâu tổ chức thực hiện: từ chất lượng dữ liệu, hạ tầng công nghệ, đến năng lực của đội ngũ cán bộ.

Để những thay đổi trên đi vào cuộc sống, cần đồng thời bảo đảm chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu, hạ tầng công nghệ thông tin, năng lực của đội ngũ cán bộ thực hiện. Làm tốt những điều này, người dân có thể thực hiện các thủ tục hộ tịch một cách nhanh chóng, thuận tiện, không còn phụ thuộc vào địa điểm hay giấy tờ như trước.