Theo Điều 30 Thông tư số 01/2016/TT-BTP hướng dẫn thực hiện một số thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong THADS (Thông tư số 01/2016/TT-BTP), chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP. Hồ sơ thi hành án gồm: bản án, quyết định; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án; giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời; các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan THADS, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thi hành án; các giấy tờ, tài liệu liên quan khác (nếu có)...
Có thể thấy trong hồ sơ thi hành án có rất nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm các tài liệu cơ quan THADS tiếp nhận từ các cơ quan hữu quan chuyển đến, các tài liệu do đương sự cung cấp và các tài liệu phát sinh trong quá trình tổ chức thi hành án. Vấn đề đặt ra là thẩm quyền cung cấp các thông tin, tài liệu của cơ quan THADS tới đâu và giới hạn việc cung cấp thông tin, tài liệu đó?.
Ví dụ, Chi cục THADS huyện X nhận được đơn yêu cầu sao chụp tài liệu trong hồ sơ thi hành án của người phải thi hành án là Công ty B, Công ty B yêu cầu sao chụp các tài liệu sau: Bản án, quyết định của Tòa án; toàn bộ hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp tài sản; các biên bản xác minh và biên bản giải quyết việc thi hành án; các văn bản của bên được thi hành án cung cấp. Với trường hợp này, có thể phân tích một số vấn đề như sau:
Về các tài liệu cơ quan THADS được cung cấp: Đối với bản án, quyết định, theo quy định tại Điều 269 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015, Tòa án là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao bản án dưới hình thức trích lục. Do đó bản án, quyết định của Tòa án phải do Tòa án thực hiện dưới hình thức trích lục, cơ quan THADS có quyền từ chối yêu cầu này của Công ty B.
Tuy nhiên, đối với các tài liệu khác như các tài liệu do người được thi hành án cung cấp, các biên bản xác minh, biên bản giải quyết thi hành án… thì cơ quan THADS có thẩm quyền hoặc nghĩa vụ cung cấp hay không? Hiện nay vẫn còn có nhiều quan điểm khác nhau về vấn đề này. Quan điểm thứ nhất cho rằng: Do pháp luật không có quy định cấm việc cơ quan THADS cung cấp các loại văn bản, giấy tờ tài liệu trong hồ sơ thi hành án nên cơ quan THADS được quyền cung cấp các giấy tờ, văn bản trong hồ sơ thi hành án.
Quan điểm thứ hai lại cho rằng: Theo Điều 39 Luật THADS, quyết định về thi hành án, giấy báo, giấy triệu tập và văn bản khác có liên quan đến việc thi hành án phải thông báo cho đương sự, người có quyền, nghĩa vụ liên quan... Như vậy, có thể hiểu đương sự chỉ được biết các văn bản mà pháp luật quy định cơ quan THADS phải thông báo cho đương sự bao gồm các loại văn bản đã liệt kê ở trên. Mặt khác, nếu như khoản 8 Điều 70 Bộ luật Tố tụng Dân sự quy định rõ quyền của đương sự là: “Được biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập, trừ tài liệu, chứng cứ quy định tại khoản 2 Điều 109 của Bộ luật Tố tụng Dân sự” thì tại điểm b Điều 7, điểm c Điều 7a Luật THADS chỉ quy định về quyền được thông báo về thi hành án của người được thi hành án, người phải thi hành án nhưng không quy định về quyền được sao chụp tài liệu trong hồ sơ thi hành án. Do đó, ngoài các tài liệu bắt buộc phải thông báo cho đương sự, cơ quan THADS không có trách nhiệm cung cấp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ thi hành án cho đương sự.
Do còn có nhiều quan điểm khác nhau, trong khi pháp luật vẫn thiếu các quy định cụ thể nên việc sao chụp hồ sơ thi hành án và trách nhiệm cung cấp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ thi hành án còn nhiều bất cập. Cơ quan THADS thiếu căn cứ pháp lý để chấp nhận hay từ chối những trường hợp đương sự có yêu cầu sao chụp hồ sơ thi hành án. Luật THADS cần quy định rõ những tài liệu nào được phép (không được phép) sao chụp; những tài liệu nào cơ quan THADS có trách nhiệm cung cấp. Đặc biệt là đối với những danh mục tài liệu trong hồ sơ của cơ quan THADS mà liên quan đến quy định về bảo mật thì có được thực hiện theo các quy định về bảo mật tài liệu không?
Một vấn đề khác cũng đang bị bỏ ngỏ đó là trách nhiệm của người yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu trong hồ sơ thi hành án. Người yêu cầu cung cấp thông tin có phải bảo mật các thông tin đã được cung cấp không và chịu trách nhiệm như thế nào về việc sử dụng các thông tin có liên quan; chế tài được áp dụng trong trường hợp sử dụng thông tin sai quy định...
Pháp luật hiện hành quy định rất cụ thể về lệ phí sao chụp bản án, quyết định của Tòa án nhưng lại chưa quy định về chi phí sao chụp tài liệu trong hồ sơ thi hành án. Theo khoản 4 Điều 143, Điều 150 Bộ luật Tố tụng Dân sự thì lệ phí tòa án bao gồm cả lệ phí cấp bản sao bản án, quyết định của Tòa án. Điểm b khoản 9 Điều 4 Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về mức thu, miễn, giảm, thu, nộp, quản lý và sử dụng án phí và lệ phí tòa án quy định về lệ phí cấp bản sao bản án, sao chụp tài liệu tại Tòa án. Theo khoản 9 Mục II phần B Danh mục lệ phí Tòa án, ban hành kèm theo Nghị quyết này thì lệ phí cấp bản sao giấy tờ, sao chụp tài liệu tại Tòa án là 1.500 đ/trang A4. Do đó, việc xem xét bổ sung các quy định về chi phí đối với việc sao chụp tài liệu trong hồ sơ thi hành án là rất cần thiết.
Việc sớm hoàn thiện các quy định của pháp luật THADS về sao chụp, cung cấp tài liệu hồ sơ thi hành án sẽ tạo thuận lợi hơn cho cơ quan THADS trong việc giải quyết các yêu cầu liên quan đến hồ sơ thi hành án đang có nhiều vướng mắc hiện nay.
