Cải cách TTHC dù đã đạt nhiều kết quả song việc tiếp nhận, giải quyết chủ yếu mang tính thủ công, quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động này còn hạn chế nên chủ yếu người có nhu cầu làm TTHC phải đến trực tiếp cơ quan giải quyết TTHC nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết. Việc này cũng trở thành một áp lực với cơ quan giải quyết TTHC.
Hàng ngày vừa phải tiếp xúc với người dân có yêu cầu thực hiện TTHC, vừa trực tiếp giải quyết các yêu cầu đó, công chức dễ nảy sinh việc gây sách nhiễu, phiền hà cho người làm thủ tục. Mặt khác, việc phải đi đến trụ sở cơ quan giải quyết TTHC để nộp hồ sơ và nhận kết quả của người thực hiện thủ tục cũng làm mất thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc thực hiện TTHC, nhất là đối với những người ở vùng sâu, vùng xa, địa hình cách trở, đi lại khó khăn.
Dự thảo quyết định cho phép tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả giải quyết TTHC; gửi hồ sơ và nhận kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu điện.
Quy định rõ quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC; quy định quyền lựa chọn của tổ chức, cá nhân trong việc nộp phí, lệ phí TTHC thông qua các hình thức như: chuyển khoản đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết TTHC; chuyển khoản hoặc nộp phí, lệ phí trực tiếp cho tổ chức bưu điện để chuyển cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết TTHC (tổ chức bưu điện có trách nhiệm nhận phí, lệ phí của tổ chức, cá nhân để chuyển cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết TTHC) hoặc phương thức khác nếu được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết TTHC chấp thuận.
Đặc biệt, dự thảo cũng quy định về trách nhiệm giải quyết đối với hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bị thiếu, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng; về trách nhiệm của các chủ thể liên quan.
Về những lợi ích khi thực hiện việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu điện theo Bộ Tư pháp là giảm thời gian thực hiện TTHC; tiết kiệm chi phí cho người dân, cho cơ quan hành chính; góp phần phòng chống tham nhũng…
Theo tính toán sơ bộ, chỉ tính riêng năm 2015, với gần 9 triệu dân đã thực hiện các TTHC liên quan đến: cấp chứng minh nhân dân, cấp Phiếu lý lịch tư pháp, hộ chiếu, giấy phép lái xe, bảo hiểm xã hội thì tổng chi phí khi trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nơi giải quyết TTHC là trên 1.836 tỷ đồng; nhưng nếu sử dụng dịch vụ của bưu điện thì chi phí xã hội chỉ phải bỏ ra là trên 234 tỷ, tiết kiệm 1.602 tỷ đồng. Với những lợi ích như vậy, tuy nhiên dự thảo cũng chỉ rõ: “Việc lựa chọn sử dụng dịch vụ được thực hiện trên tinh thần tự nguyện của tổ chức, cá nhân”.
