Theo Điều 5 Nghị định (NĐ) số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ, việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện; Còn đối với các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt thì thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã. Tóm lại là có “dính” nước ngoài thì do Phòng Tư pháp giải quyết, còn văn bản, chữ ký thuần Việt thì cấp xã làm.
 |
| Ảnh minh họa |
Các quy định tại NĐ 79 rất có giá trị thực tiễn và đã đi vào cuộc sống. Tuy nhiên, đối với quy định về thẩm quyền chứng thực như vừa nêu tại Điều 5 lại phát sinh một hệ lụy là khi công dân có nhu cầu đồng thời chứng thực cả bản sao, chữ ký bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến 2 cấp thẩm quyền khác nhau để được giải quyết, gây phiền hà cho người dân.
Từ thực tiễn này có thể xem xét việc sửa đổi Điều 5 NĐ 79 theo hướng Phòng Tư pháp cấp huyện có thêm thẩm quyền được chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt để người dân có thể lựa chọn chứng thực hoặc tại cấp xã hoặc Phòng tư pháp cấp huyện.
Tại Thông tư số 03/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành NĐ 79 quy định cho phép Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; tuy nhiên chỉ giới hạn đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Việc sửa đổi này vừa tạo thuận tiện cho người dân, đồng thời cũng làm giảm bớt tình trạng quá tải công việc cho cán bộ tư pháp cấp xã như hiện nay.
Về thời hạn lưu trữ văn bản chứng thực chữ ký, theo Khoản 2 Điều 21 NĐ 79 đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết và thời hạn lưu trữ tối thiểu là 2 năm. Tuy nhiên, đối với văn bản chứng thực chữ ký thì lại không có quy định về thời hạn lưu trữ.
Thực tế cho thấy nhiều xã, phường, quận, huyện ở các khu vực trung tâm hoặc nơi tập trung các cơ quan, doanh nghiệp người dân đến yêu cầu chứng thực nhiều, trong đó bao gồm cả văn bản chứng thực chữ ký, dẫn đến tình trạng số lượng hồ sơ lưu ngày càng tăng, kho quá tải, trong khi đó cấp có thẩm quyền không thể thực hiện việc tiêu hủy do e ngại về thời hạn lưu trữ. Để khắc phục tình trạng này, nên có quy định về thời hạn lưu trữ đối với văn bản chứng thực chữ ký, tốt nhất là trong thời hạn 2 năm như đối với các bản sao từ bản chính.
Chu Thị Tuyết Lan
