Gần đây, trong buổi tọa đàm, góp ý Dự thảo 1.6 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Dân sự 2005 (BLDS) do Bộ Tư pháp tổ chức, nhiều ý kiến đã yêu cầu sửa đổi lại quy định về ủy quyền và ủy quyền lại đối với pháp nhân. Bài này chia sẻ một số trao đổi từ góc độ thực tiễn vận dụng các quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này, gồm việc ủy quyền lại trong nội bộ pháp nhân và ủy quyền lại của pháp nhân cho một pháp nhân khác.
Quy định pháp luật đối với đại diện và ủy quyền
Về đại diện, BLDS quy định về đại diện dưới nhiều góc độ. Đối với pháp nhân, Điều 91 BLDS quy định đại diện của pháp nhân có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền.
Pháp nhân là một tổ chức, để ra quyết định, tổ chức đó phải thông qua một người cụ thể được pháp luật quy định có quyền đại diện, hành xử nhân danh cả tổ chức.
Khi người đó không trực tiếp thực thi quyền đại diện, mà giao lại quyền đó cho một người khác, ta có đại diện theo ủy quyền của pháp nhân.
Việc ủy quyền lại, theo Điều 143 và Điều 583 BLDS, việc pháp nhân được ủy quyền ủy quyền lại cho người thứ ba là có thể, tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện nhất định.
Thứ nhất, việc ủy quyền lại phải được bên ủy quyền (ban đầu) đồng ý hoặc pháp luật có quy định.
Thứ hai, hình thức hợp đồng ủy quyền lại phù hợp với hình thức của hợp đồng ủy quyền ban đầu. Thứ ba, phạm vi ủy quyền lại không vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.
Vì bản chất của ủy quyền không làm thay đổi chủ thể trong giao dịch, từ quy định của Điều 586 BLDS có thể hiểu rằng ngay cả khi ủy quyền lại, bên ủy quyền ban đầu vẫn phải chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền (kể cả việc “thực hiện” thông qua con đường ủy quyền lại).
Với doanh nhân, quy định về đại diện và ủy quyền chủ yếu có ý nghĩa đối với hai nhóm quan hệ, nhóm quan hệ bên trong pháp nhân (tạm gọi là “quan hệ tổ chức”) và nhóm quan hệ bên ngoài pháp nhân (tạm gọi là “quan hệ giao dịch”).
Ở nhóm quan hệ tổ chức, việc ủy quyền (và ủy quyền lại) liên quan đến yêu cầu quản lý, điều hành nội bộ pháp nhân.
Ở nhóm quan hệ giao dịch, ủy quyền và ủy quyền lại liên quan đến giao dịch trong đó pháp nhân ủy quyền hoặc được ủy quyền.
Như thế, đối với việc ủy quyền trong nhóm quan hệ bên ngoài pháp nhân, sẽ không có sự thay đổi chủ thể tham gia giao dịch với bên thứ ba.
Nếu sự “ủy quyền” này mà dẫn đến thay đổi chủ thể tham gia giao dịch với bên thứ ba, thì không phải là ủy quyền nữa, mà là chuyển giao.
Theo đó, các quy định của BLDS về chuyển giao quyền yêu cầu và chuyển giao nghĩa vụ dân sự (từ Điều 309 đến Điều 317 BLDS) sẽ được áp dụng.
Một số vấn đề phát sinh từ thực tiễn ủy quyền và ủy quyền lại
Pháp luật nước ta quy định thẩm quyền đại diện cho pháp nhân rất giới hạn, tập trung cho người đại diện theo pháp luật (thực tế chỉ được hiểu chỉ là một người).
Những người khác, kể cả cấp phó của người đại diện theo pháp luật hay người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, chỉ có thể hành xử nhân danh pháp nhân khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật.
Trong thực tế, chúng tôi gặp nhiều trường hợp khá đặc biệt. Ví dụ, ủy quyền cho hai người nhận ủy quyền có được không?
Giám đốc đi vắng, muốn ủy quyền cho hai người, phòng khi một trong hai người gặp sự cố thì vẫn còn một người điều hành công ty, thì giải quyết vấn đề ủy quyền như thế nào?
Nếu hiểu rõ rằng một trong hai người nhận ủy quyền chỉ là để “phòng khi”, thì chắc chắn ủy quyền của giám đốc phải thể hiện một người duy nhất giám đốc muốn giao quyền nhất.
Với người còn lại, phải thể hiện rõ là người đó chỉ có quyền trong trường hợp người thứ nhất gặp sự cố, không thể thực hiện được công việc theo ủy quyền.
Cũng trong nhóm quan hệ tổ chức, có trường hợp đặt ra là Phó giám đốc có được ủy quyền lại cho một Trưởng phòng thực hiện các công việc mà Giám đốc đã có văn bản ủy quyền (cho Phó giám đốc) hay không?
Thực tế hầu như không mấy khi Phó Giám đốc có được văn bản đồng ý của Giám đốc trước khi ủy quyền lại cho Trưởng phòng. Thực tiễn cuộc sống hầu như bỏ qua ràng buộc này, ít nhất là về hình thức của việc ủy quyền lại.
Với nhóm quan hệ tổ chức, thì dù thực tế có “vênh” so với quy định pháp luật, vẫn dễ xử lý hơn, vì đó là quan hệ nội bộ.
Với nhóm quan hệ giao dịch, thì thực tiễn áp dụng quan hệ ủy quyền và ủy quyền lại đáng ngại hơn cho các bên tham gia vào giao dịch, vì theo quy định tại Điều 122 BLDS, chỉ cần không đáp ứng yêu cầu về quyền đại diện cho một bên tham gia vào giao dịch, là giao dịch đó có thể bị tuyên vô hiệu.
Việc không đáp ứng yêu cầu này có thể phát sinh từ việc không tuân thủ các yêu cầu của việc ủy quyền trong nội bộ pháp nhân, hoặc các yêu cầu của việc ủy quyền (ủy quyền lại) theo quy định pháp luật.
Bản án số 22/2006/KHTM-PT ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại TP. Hồ Chí Minh nêu một tình huống khá phổ biến về thiếu sự ủy quyền tham gia giao dịch: hợp đồng do giám đốc chi nhánh ký, không có sự ủy quyền của giám đốc công ty.
Nếu chỉ giới hạn ở mức không có ủy quyền, hợp đồng đã ký có thể bị tuyên vô hiệu. Tuy nhiên, trong trường hợp này, hợp đồng vẫn không bị tuyên vô hiệu.
Đó là vì vẫn có chứng cứ cho thấy rằng, trong quá trình thực hiện hợp đồng, giám đốc của công ty đã biết mà không phản đối nghĩa vụ trả tiền.
Theo quy định tại Nghị quyết số 04/2003/NQ-HĐTP của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, sự im lặng của giám đốc công ty được cho là mặc nhiên thừa nhận, không phản đối hợp đồng, và do đó hợp đồng vẫn có hiệu lực pháp lý.
Trong thực tế, khi đàm phán và ký kết hợp đồng, cũng rất bất tiện cho thương nhân khi đặt câu hỏi trực tiếp xem người đối diện có thẩm quyền đại diện cho bên đối tác hay không.
Luật sư thường giúp xử lý trường hợp này bằng cách đưa vào trong hợp đồng một điều khoản “cam kết và bảo đảm”, theo đó các bên cam kết rằng họ có đầy đủ thẩm quyền để giao kết hợp đồng có liên quan.
Cùng với con dấu của pháp nhân gắn lên chữ ký, có thể yên tâm phần nào về tư cách đại diện ký kết hợp đồng (vì người đứng đầu pháp nhân cũng là người có trách nhiệm quản lý việc sử dụng con dấu!).
Lĩnh vực giao nhận – vận tải có lẽ là một trong những lĩnh vực có sự đan xen nhiều nhất việc chuyển giao các quyền và nghĩa vụ trong một thương vụ mua bán hàng hóa.
Vì thế, có ý kiến cho rằng, với việc ủy quyền lại, không nên bắt buộc phải có sự đồng ý của bên ủy quyền ban đầu.Ví dụ, một người nhận vận chuyển hàng cho chủ hàng có thể giao lại cho một người khác trực tiếp vận chuyển hàng hóa đó, mà không cần có sự đồng ý của chủ hàng.
Tuy nhiên, theo chúng tôi, các quan hệ giao lại hàng cho người khác vận chuyển này là các hợp đồng riêng biệt, có thể được điều chỉnh bởi các quy định về chuyển giao quyền yêu cầu và chuyển giao nghĩa vụ.
Do đó, trừ khi có thỏa thuận ngược lại thì người đầu tiên nhận giao hàng vẫn có nghĩa vụ trực tiếp với người chủ đã giao hàng cho anh ta vận chuyển.
Ủy quyền là công cụ không thể thiếu để người quản lý vận hành một tổ chức, và thực hiện các giao dịch với đối tác thông qua các nhân sự thuộc quyền.
Tuy nhiên, nguyên tắc cơ bản nhất vẫn là có quyền thì mới “ủy”, mới giao lại quyền được. Do đó việc ủy quyền phải do chính người có quyền thực hiện.
Theo logic đó, nếu muốn ủy quyền lại cho người thứ ba, thì người nhận ủy quyền ban đầu vẫn phải có được sự đồng ý của người ủy quyền ban đầu.
Quy định hiện tại của BLDS 2005 về ủy quyền lại, theo chúng tôi vẫn là hợp lý. Đại diện của các pháp nhân có vẻ đang ngày càng bận rộn hơn. Tuy nhiên, người chỉ huy ít nhất cũng cần nắm được thông tin cơ bản về công việc đã giao.
Mặt khác, trong thời đại thông tin ngày nay, việc liên lạc để được sự đồng ý của người ủy quyền ban đầu cũng không phải là điều quá khó trong kinh doanh.
LS Bùi Ngọc Hồng
Công ty luật Indochine Counsel
(Bài đã đăng trên Doanh nhân & Pháp luật số 54 ra ngày 5.8.2010)
